ウェビナー運営の実務効率化：生成AIによるアシスト活用事例

背景・課題

これまでウェビナーの運営にあたっては、日程調整や参加者へのリマインド、事前・事後アンケートの集計、参加者からの個別問い合わせ対応など多岐にわたる事務作業が担当者の負担となっていました。特に、参加者数が多い場合や複数回実施される場合は、運営コストとヒューマンエラーのリスクが高い点が課題でした。

AI活用ソリューション

本事例では、生成AIを一部活用することでウェビナー運営業務の効率化を実現しました。具体的には、リマインドメールやアンケートの自動送信、よくある質問への自動回答機能を導入し、スタッフは高度な個別対応やコンテンツの質向上など、人間ならではの活動に専念できる仕組みを整えました。全工程をAIに依存せず、部分的な置き換えとスタッフによるチェック＆フォローが基本方針です。

AI導入前後の変化

成果・効果・ROI

ルーティン業務が減少し、スタッフ1人あたり月12時間分を新しい施策に充てることが可能に。ヒューマンエラーも減少し、参加者アンケートの満足度スコアは従来比で10％上昇。ROIはAI導入初年度で費用対効果を実感できるレベル（1.2倍）を達成。

実事例

Sansan社のウェビナー運営事例では、一部AIアシスタントを活用することでメール案内やアンケートの自動化を実現。人的チェック体制を維持しつつ、運営の質と効率化の両立に成功しています。

https://www.corp-sansan.com/news/2023/0612_webinar_ai_case.html

さらなる展開

今後、他のマーケティング施策やカンファレンス、社内外イベントにも同様のAIアシストツールを段階的に拡張予定。AIの得意領域のみ自動化し、全体の品質担保と効率化のバランスを保つ設計方針。

導入ロードマップ

1. 現状業務分析 - 運営フローの見える化と業務プロセスの棚卸し。
2. AIツールの選定とPoC - リマインダーやFAQ自動応答ツールの検証導入と、小規模テスト運用。
3. 本番運用・スタッフ教育 - 定型業務のAI置き換えと、人的チェックフローの設計。
4. 効果測定と改善 - 運用後の工数・満足度データ集計、フィードバックをもとにAI活用範囲・運用手順を見直し。