AI議事録作成ツールで業務効率化—実運用における課題と改善策を公開

背景・課題

従来、社内会議の議事録作成には多大な時間と人手を要していた。AI議事録作成ツールの導入によって効率化を目指したが、単純な自動化だけでなく、誤認識や専門用語への対応、従業員の作業習熟などさまざまな課題も明らかになった。

AI活用ソリューション

株式会社アイネットは、AI議事録作成ツール『Notta』を導入。AI音声認識技術を用いて会議の発言を自動でテキスト化し、ドラフト議事録を生成する仕組みとした。一度のAI変換では誤認識や要約の過不足が残ることが多く、実際には担当者が生成された議事録を必ずチェック・修正する運用が不可欠と判明。そこで、以下の運用ルールを追加した：1) ツールに専門用語辞書を登録、2) 担当者向けの編集フローをガイド化、3) 誤認識が多い箇所へのタイムスタンプ自動挿入、という工夫を重ねた。

AI導入前後の変化

成果・効果・ROI

完全自動化は難しいものの、手作業時代と比べて着実に時間短縮・精度向上を実感。担当者の満足度も高く、時間・コスト面のROI改善効果が定量的に現れた（概算ROI：人件費換算で年間200万円規模の削減）。

実事例

株式会社アイネットではAI議事録作成ツール「Notta」を全社主要会議に導入。自動音声認識による議事録ドラフト生成と、人による編集フローの組み合わせで、作業の標準化と効率化を実現した。完全自動化の困難や編集ルールの工夫など、現場経験に基づく改善ノウハウも蓄積されている。

https://xtech.nikkei.com/atcl/nxt/column/18/01226/022700001/

さらなる展開

会議種別ごとの運用マニュアルを今後全社展開し、他部門のヒアリングや横展開も進める予定。将来的には英語会議への拡張や要約機能強化も目指す。

導入ロードマップ

1. 現状分析 - 現状の議事録作成フローと工数・課題の洗い出しおよび可視化を実施。
2. 小規模PoC - AIツールを用い、特定会議で試験運用。誤認識・編集負荷等の課題リストアップ。
3. 運用改善 - 専門用語辞書や編集フロー整備・マニュアル化を展開。
4. 社内横展開 - 主要会議に順次拡大。運用上のナレッジ・課題共有も行う。
5. 全社導入・PDCA - 全体展開後も継続的に運用・改善サイクルを回し、さらに効率化を追求する。