AI活用による出張管理業務の効率化と合理化
背景・課題
企業における出張管理業務は、手配や申請の情報確認・書類作成・社内承認など多くの工程があり、担当者の負担・人的ミス防止・コスト管理が常に課題です。とくにコロナ禍を経て規定や条件も多様化し、出張業務プロセス全体の見直しが求められていました。
AI活用ソリューション
AI・RPAを連携させることで、申請情報から自動で必要な宿泊・交通手段の選定や、社内ルールに沿った最適ルートの提案、社内申請フローの自動化補助を実現。既存の業務プロセスを全て自動化するのではなく、繰り返し発生する作業や情報照会・条件チェックなどの定型業務をAIがサポート。最終的な確認や特別対応は担当者が行う“ハイブリッド運用”で、現場負担やミス発生を減らします。
AI導入前後の変化
導入前 (Before)
- 出張申請ごとに交通手段・宿泊先を都度検索、規定順守の確認も全て担当者が手作業で行っていた。人為的なミスや確認漏れリスクも高く、月間約20時間のマンパワーがかかっていた。
- 月間20時間→16時間（約20%削減）。AI提案の最終選択・承認は変わらず人間が担当。
導入後 (After)
- AIとRPAで宿泊・交通案の提示から規定チェック・申請フロー補助まで一部自動化。担当者は最終承認や特別対応に集中でき、月間業務時間は約20%減（約16時間へ）に。
イメージ図
成果・効果・ROI
担当者の手作業負担軽減により、年間約48時間の工数削減。24年度の社内満足度調査でも“手続きの分かりやすさ向上”と“対応スピードアップ”が報告され、有給消化やコア業務への集中も促進。初年度のROIは約130%（導入・運用コストに対し、人件費やミス削減による間接的効果を含む）。
実事例
旅行・宿泊管理の自動化では、申請内容をAIが処理して経路や値段、規定条件を自動判定。例外的なケースや複雑な承認は人手で対応し、AIシステムはあくまでサポート役。ヒューマンチェックとの役割分担で、現場の納得感と安心感を重視。
さらなる展開
出張業務以外にも、会議手配や備品購入申請など、類似する総務・人事プロセスへの横展開が進行中。現場の声を反映させた柔軟な自動化モデルとして、今後はBCP対応や海外出張向けにも応用予定。
導入ロードマップ
- 現状分析・課題抽出 - 既存の出張管理フローを棚卸しし、AI・RPAで合理化できるポイントを特定。現場ヒアリングや過去データ分析も実施。
- 試行導入（PoC） - 特定部署でAI提案機能や自動化フローを試験稼働。実際の業務での効果・運用面課題を検証。
- 結果評価・改善策検討 - PoCの結果報告をふまえて、機能追加や運用面サポート、現場トレーニングを追加設計。
- 全社展開・運用設計 - 関係各所への横展開と社内研修、社内規定との整合チェック、継続的な運用管理体制を確立。
- 拡張フェーズ - BCP対応、海外出張や関連バックオフィス業務への応用設計。外部システムとのAPI連携・さらなる自動化も検討。
ご相談・お問い合わせ
まずは無料相談から承りますので、AI活用のことならお気軽にお問い合わせください。